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　　[摘要]本文完整闡述了測(cè)繪資料數(shù)字檔案館的建設(shè)方法及過程。介紹了測(cè)繪資料數(shù)字檔案的內(nèi)容并分析了其特點(diǎn)，確定了測(cè)繪資料數(shù)字檔案館建設(shè)的主要工作：明確了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的主要工作內(nèi)容，描述了館藏資料檔案掃描和整理的流程和質(zhì)量控制方法，提出了三庫分離的檔案數(shù)據(jù)庫物理設(shè)計(jì)思想和邏輯關(guān)系。在北京市進(jìn)行了典型開發(fā)和應(yīng)用實(shí)踐，并對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行了總結(jié)分析，指出了檔案信息化是今后檔案工作的重點(diǎn)。

　　[關(guān)鍵詞]測(cè)繪資料;數(shù)字檔案館;三庫分離

　　0引言

　　測(cè)繪資料檔案是指在測(cè)繪管理、測(cè)繪生產(chǎn)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種技術(shù)文件、計(jì)算資料、成果、成圖、航空和衛(wèi)星照片、磁帶磁盤、圖紙等。測(cè)繪資料檔案是我國歷代測(cè)繪地理信息工作者長期辛勤勞動(dòng)的成果，是測(cè)繪地理信息科技發(fā)展的歷史見證和測(cè)繪地理信息文化的歷史沉淀，是國土資源管理、城市規(guī)劃和管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)急救災(zāi)等不可或缺的重要保障，也是我們研究歷史、面向未來的重要信息資源。

　　相關(guān)期刊推薦：《北京測(cè)繪》Beijing Surveying and Mapping(雙月刊)1987年創(chuàng)刊，是具有實(shí)用性、超前性、信息量大、特色鮮明,融科技、信息、生產(chǎn)為一體的科技刊物,不僅是廣大測(cè)繪工作者的學(xué)習(xí)園地,而且是了解測(cè)繪科技發(fā)展與市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的窗口。主要以宣傳和貫徹黨在測(cè)繪科技方面的路線、方針、政策及北京市地方法規(guī)為宗旨。

　　數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)[1]。多年來，為充分保障測(cè)繪地理信息檔案資料服務(wù)于國家、地方的建設(shè)和管理，原國家基礎(chǔ)地理信息中心檔案資料部、吉林省測(cè)繪地理信息局等測(cè)繪地理信息單位對(duì)數(shù)字檔案管理技術(shù)進(jìn)行了應(yīng)用探索，開展了在線歸檔及實(shí)時(shí)提供測(cè)繪地理信息檔案服務(wù)等，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案資源數(shù)字化、推動(dòng)了增量資料電子化，確保了數(shù)字資料檔案的永久保存與安全保管，促進(jìn)了對(duì)數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和服務(wù)，大大提升了測(cè)繪資料檔案的管理效率和信息化程度[2-4]。

　　北京市測(cè)繪設(shè)計(jì)研究院在多年測(cè)繪資料檔案管理和服務(wù)實(shí)踐探索的基礎(chǔ)上，提出了測(cè)繪資料數(shù)字檔案館的建設(shè)方法：提出了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的主要內(nèi)容;描述了館藏成果檔案掃描和整理的流程和質(zhì)量控制方法;提出了三庫分離的檔案數(shù)據(jù)庫物理設(shè)計(jì)思想和邏輯關(guān)系;并進(jìn)行了典型開發(fā)和應(yīng)用實(shí)踐[5]。

　　1標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

　　標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)與項(xiàng)目建設(shè)相輔相成，一方面，項(xiàng)目設(shè)計(jì)、開發(fā)和實(shí)施等需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行指導(dǎo);另一方面，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制訂和維護(hù)離不開項(xiàng)目的實(shí)踐，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范必須符合項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際需求。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)主要包括以下內(nèi)容：

　　1.1檔案數(shù)據(jù)的整理

　　根據(jù)國家相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合測(cè)繪檔案的管理實(shí)際情況和測(cè)繪專業(yè)特點(diǎn)，在《中國檔案分類法》和《中國檔案分類法測(cè)繪業(yè)檔案分類表》的基礎(chǔ)上，遵循“全面覆蓋、有機(jī)聯(lián)系、方便利用”的原則，對(duì)測(cè)繪資料檔案制定了業(yè)務(wù)、科技、文書等類別的實(shí)體分類表。如表1所示：

　　參照該分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有測(cè)繪檔案進(jìn)行整理。整理時(shí)，對(duì)檔號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編碼，并對(duì)存儲(chǔ)的位置索引號(hào)進(jìn)行規(guī)范。

　　1.2檔案唯一編碼規(guī)范

　　考慮到檔案檢索效率，以及易用性，我院檔案采用兩種方式進(jìn)行檔案編碼。

　　1.2.1四段式檔案編碼規(guī)則

　　適用于大多數(shù)類型檔案，即實(shí)體分類號(hào)-介質(zhì)編號(hào)-年份-順序號(hào)，如圖1所示：

　　1.2.2五段式編碼規(guī)則

　　適用于檔案本身含有比例尺屬性的檔案，編碼中加入比例尺代碼，即實(shí)體分類號(hào)-介質(zhì)編號(hào)-年份-順序號(hào)比例尺編碼，如圖2所示：

　　1.3檔案存儲(chǔ)位置編碼規(guī)范

　　檔案實(shí)體管理時(shí)按照庫房、柜子、層/盒的層次關(guān)系進(jìn)行管理，因此對(duì)檔案實(shí)體的存儲(chǔ)位置需具體到層/盒。其具體格式為庫房編號(hào)-柜子編號(hào)-層/盒編號(hào)，如1-1-1C，標(biāo)識(shí)第1庫房中第1柜第1層。

　　1.4二維碼編碼規(guī)范

　　二維碼記錄檔案實(shí)體的基本信息，貼于檔案封面，方便檔案的庫房盤點(diǎn)、檔案借出、歸還登記等操作。

　　二維碼中記錄檔案實(shí)體的信息包括：檔號(hào)、檔案名稱、歸檔日期、保管期限、密級(jí)等信息，中間以英文逗號(hào)分隔。

　　2館藏成果檔案掃描和整理

　　測(cè)繪成果大部分已建立了數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲(chǔ)和提供利用。在此對(duì)館藏紙質(zhì)成果檔案進(jìn)行掃描，目的是記錄其原始形態(tài)，一旦發(fā)生紙質(zhì)成果檔案的丟失、滅失等事件，利用掃描成果可以再現(xiàn)其原始形態(tài)。

　　將所有館藏成果檔案掃描數(shù)字化是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要對(duì)館藏情況做一個(gè)細(xì)致詳盡的調(diào)查，包括檔案的類型與數(shù)量、載體形態(tài)與狀態(tài)、利用等基本情況，根據(jù)檔案的重要程度、當(dāng)前狀態(tài)及利用頻率制定一個(gè)科學(xué)的掃描規(guī)劃。檔案掃描要經(jīng)過一個(gè)較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從需要和長遠(yuǎn)打算，保障掃描儀等硬件設(shè)施配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。掃描規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)、分步進(jìn)行”的原則，對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案現(xiàn)行掃描，及早滿足重要檔案的保護(hù)和利用要求。

　　掃描過程中需要嚴(yán)格遵守不破壞檔案和保密原則。檔案掃描采用流水線式作業(yè)模式，如圖3所示，由檔案整理、立卷登記、檔案掃描、著錄標(biāo)引、綜合質(zhì)檢、裝訂還原等工序組成，具備工序回饋和閉環(huán)質(zhì)量管控機(jī)制。掃描后的實(shí)體檔案按照新的編碼規(guī)范和管理方式進(jìn)行組卷、編碼和存放[6]。

　　3檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

　　檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容之一，它是提高檔案管理效率和服務(wù)水平的根本途徑。

　　由于電子檔案存在著自然災(zāi)害和人為破壞的風(fēng)險(xiǎn)，以及系統(tǒng)安全、載體安全、電子檔案遷移風(fēng)險(xiǎn)及電子檔案真實(shí)性等幾個(gè)方面的問題。針對(duì)以上諸多問題，本文采用三庫分離技術(shù)，該技術(shù)是在總結(jié)檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)實(shí)踐基礎(chǔ)上提出的一種實(shí)用的數(shù)字檔案長期保存技術(shù)，此項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用有助于提高系統(tǒng)的整體性能，保障數(shù)字檔案的安全性。

　　即在數(shù)據(jù)庫物理設(shè)計(jì)中將數(shù)據(jù)庫分為保存庫、管理庫和服務(wù)庫。主要功能如下：

　　(1)保存庫：該庫主要用于電子檔案數(shù)據(jù)的長期保存。

　　(2)管理庫：該庫主要供檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行新增修改刪除等操作，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的收集整理、編目著錄、鑒定銷毀等日常管理。

　　(3)服務(wù)庫：該庫主要供利用者借閱利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的檢索統(tǒng)計(jì)、編研利用、數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)挖掘。

　　保存庫、管理庫和服務(wù)庫的邏輯關(guān)系圖如圖4所示：

　　隨著檔案管理業(yè)務(wù)的開展，管理庫中數(shù)據(jù)不斷更新。為保證三庫數(shù)據(jù)一致，通過數(shù)據(jù)定時(shí)抽取的方式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)庫中數(shù)據(jù)的及時(shí)更新;通過定時(shí)同步的方式保障保存庫中數(shù)據(jù)完整實(shí)時(shí)。

　　4典型開發(fā)與應(yīng)用

　　4.1案例說明

　　北京市測(cè)繪設(shè)計(jì)研究院測(cè)繪資料檔案館館藏有8萬余件檔案，其中地形圖有10萬余張，光盤2000余張，硬盤200多塊，磁帶近百盤，另外，還有影像、底片等不同介質(zhì)的檔案。這些不同的載體上面記錄了數(shù)據(jù)形式各異、分屬不同業(yè)務(wù)流程的測(cè)繪資料檔案。

　　4.2系統(tǒng)平臺(tái)開發(fā)

　　系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)以“管用分離”為主要建設(shè)思路，主要包括數(shù)字檔案綜合管理平臺(tái)與測(cè)繪成果分發(fā)服務(wù)平臺(tái)兩個(gè)部分。“數(shù)字檔案綜合管理平臺(tái)”管理全院檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理與應(yīng)用信息化，“測(cè)繪成果分發(fā)服務(wù)平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)成果的分發(fā)和利用。系統(tǒng)平臺(tái)功能架構(gòu)如圖5所示：

　　4.3系統(tǒng)平臺(tái)功能亮點(diǎn)

　　4.3.1檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)

　　檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有館藏資料進(jìn)行掃描、數(shù)字化和著錄入庫處理，以及對(duì)后續(xù)接收檔案的掃描處理。包括檔案的立卷登記與校核、影像采集、影像標(biāo)引、目錄定位、目錄錄入、數(shù)據(jù)錄入與校核、綜合質(zhì)檢、封皮目錄打印等功能。

　　4.3.2數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的全過程管理，包括的歸檔、著錄、借閱、移交、銷毀、庫房管理、查詢統(tǒng)計(jì)等功能。

　　4.3.3三維虛擬檔案管理系統(tǒng)

　　利用三維虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房虛擬三維展示，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)體檔案一體化管理。主要包括利用虛擬三維技術(shù)對(duì)庫房真實(shí)情況進(jìn)行展示，可根據(jù)檔案的增加、借出或者銷毀進(jìn)行相應(yīng)的改變，在庫房中實(shí)現(xiàn)檔案圖、檔、庫的查詢，可進(jìn)行庫房配置等功能[7-10]。如圖6所示：

　　4.3.4PDA智能庫房管理終端

　　按照保密要求，并兼顧使用方便，管理終端采用二維碼等先進(jìn)技術(shù)，在離線模式下使用PDA智能移動(dòng)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案移動(dòng)式入庫登記、庫房盤點(diǎn)、調(diào)檔等功能。

　　4.3.5數(shù)字產(chǎn)品對(duì)內(nèi)分發(fā)系統(tǒng)

　　數(shù)字產(chǎn)品對(duì)內(nèi)分發(fā)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔檔案中測(cè)繪數(shù)字成果的分發(fā)，主要功能包括撥地工程件和規(guī)劃路工程件等的分發(fā)。同時(shí)包括工程件掃描文件掛接、工程件分發(fā)、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能。

　　4.3.6數(shù)字產(chǎn)品移動(dòng)服務(wù)系統(tǒng)

　　基于Android操作系統(tǒng)和“天地圖·北京”，將經(jīng)過脫密處理后的基本比例尺地形圖結(jié)合表、控制點(diǎn)GIS數(shù)據(jù)、各種元數(shù)據(jù)和部分地址地名、興趣點(diǎn)做成移動(dòng)應(yīng)用客戶端，用于可利用數(shù)據(jù)資源查詢，為領(lǐng)導(dǎo)、客戶和我院測(cè)繪生產(chǎn)部門提供基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的部分測(cè)繪資料檔案查詢服務(wù)。

　　5結(jié)束語

　　測(cè)繪資料數(shù)字檔案館的建設(shè)完成，解決了傳統(tǒng)檔案固有的載體數(shù)量及其壽命有限和利用范圍受限等問題，使檔案信息得以脫離傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)和利用，給檔案工作帶來了革命性的變革。不但保障了這些年代久遠(yuǎn)的重要測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的完整與安全，同時(shí)適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化的發(fā)展趨勢(shì)，提供與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息化服務(wù)。

　　但是，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展、通信技術(shù)的日益普及，云計(jì)算將計(jì)算、服務(wù)和應(yīng)用作為一種公共設(shè)施提供給公眾，將不可避免地對(duì)檔案信息資源的管理產(chǎn)生深刻的影響。在智慧城市、智慧中國的大趨勢(shì)下，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，融入感知與處置檔案信息能力，逐步向智慧檔案館靠近，將檔案信息化建設(shè)推向新階段將是不久的將來可以實(shí)現(xiàn)的。